経営者や管理者にとって「業務効率を改善したい」「作業スピードを最大化したい」などの悩みは、永遠の課題と言えます。業務効率の改善には、現在の業務プロセスを見直し、無駄をなくして生産性を高める業務効率化の実施が必要です。
そこで本記事では、業務効率化の成功事例やアイデア、メリット、導入手順を解説します。
業務効率化の成功事例5選
業務効率化の成功事例は、主に以下の5つです。
ここからは、これらの業務効率化の事例を詳しく紹介します。
テレワークとWeb会議の導入
テレワークやWeb会議システムの導入により、事務作業の時間的コストの削減に成功する企業が増えています。例えば、ある企業では、夜間に集中していた時間外労働を朝型勤務に変更した結果、時間外労働が13％減少し、月45時間以上残業していた社員の割合も34％削減されました。
この取り組みは社員の自主性を尊重するものであり、業務改善への意識が高まることで、生産性の向上にもつながっています。
環境整備と多様な働き方の推進
会議室のルールを明確にし、フリーアドレス制度を導入した企業では、会議にかかる不要な時間が大幅に削減されて業務の効率が高まりました。
また、RPA（事務作業の自動化）やIoT（複数機器をインターネット上で相互に通信する技術）の活用により、定型的な作業にかかる工数を抑えることができています。
その他、服装の自由化や多様な働き方の導入をきっかけに、従業員のモチベーションの向上、職場の雰囲気改善、有給休暇や介護休暇の取得など、労働環境全体の改善につながった事例もあります。このような取り組みは、従業員の満足度を高め、企業全体の生産性向上につながります。
RPAとExcel自動化
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やExcel VBA（機能を拡張できるプログラミング言語）を活用した自動化は、定型業務の自動化の課題に対して、大きな効果を発揮しています。これらの技術を取り入れた企業の中には、月間で1,200時間もの労働時間を削減した例もあります。
人間が繰り返し行う必要のない定型業務の削減は、社員がより価値の高い業務に集中できるようになり、生産性の向上につながります。
ノーコードツール「CELF」の活用
分散したExcelファイルの管理が課題だった企業では、ノーコード開発ツール「CELF」を導入した結果、業務用アプリを簡単に作れるようになり、ファイルのバージョン違いや情報共有の難しさといった問題が解消されました。
また、バラバラに管理されていたファイルを一元管理することで、不要な作業が減り、管理もしやすくなった例もあります。
ワークフローのデジタル化
ワークフロー（業務の流れ）をデジタル化した企業では、承認プロセスのシンプル化に成功しています。従来の複雑だった認証ルートが5分の1に整理され、紙の報告書も7分の1まで減った例があります。
このようなフローの見直しにより、業務のスピードアップだけでなく、正確性の向上も期待できます。さらに、デジタル化によるプロセスの透明性が増すことで、業務の属人化を防ぎ、全社的な効率化を実現できます。
業務効率化のアイデア5選
業務効率化のアイデアは、主に以下の5つがあります。
ここからは、それぞれの業務効率化のアイデアについて詳しく解説します。
ペーパーレス化：承認スピードが向上
今まで紙で行っていた認証を電子化することで、承認時間が短くなり、入力ミスも減らすことができます。また、文書をクラウドで管理することで、情報の共有がスムーズになり、作業時間の短縮になります。
また、印刷や郵送にかかるコストを削減し、保管スペースを節約できます。アクセス権限を設定することで、情報の漏えいや改ざんといったリスクを抑えることも可能です。
業務のマニュアル化：属人化を防げる
業務手順をマニュアル化することで、特定の人しかできない作業を減らし、業務品質を一定に保つことが可能です。わかりやすいマニュアルを用意できれば、新しい従業員もすぐに現場で活躍しやすくなります。
また、マニュアルの定期的な見直しを行うことで、業務の改善を継続的に進めることができます。これにより、顧客対応のスピード向上や残業時間の削減といったメリットもあります。
テレワークの導入：通勤負担の軽減
テレワークの導入は、社員の通勤負担が軽減され、ワークライフバランスの改善につながります。また、勤務形態に柔軟さが生まれたことで、離職を防ぐ効果も期待できます。
ペーパーレス化や進捗管理ツールを活用すると、テレワーク環境がよりスムーズに整います。さらに、ドキュメント共有やWeb会議の仕組みを明確化することで、遠隔でもチームの生産性を保って業務を進めることができます。
ただし、タスク管理やコミュニケーションのルールを明確にすることが、業務の円滑な進行には欠かせません。
社内AI導入：資料の自動生成が可能
AI技術の活用により、資料の自動生成や契約書作成といった単純作業を効率化できます。例えば、AI-OCR（光学文字認識）やRPAを導入することで、月間1,200時間もの工数削減に成功した事例もあります。
また、SlackやChatworkなどのコミュニケーションツールを活用することで、場所を問わず情報共有できるので、リモートワークの推進にもつながります。単調な作業が減ることで従業員のモチベーションが上がり、結果的に生産性の向上も期待できます。
情報の一元管理：情報共有がスムーズに
部署ごとに異なるシステムを共通のデータベースでつなぐことで、部門間の情報共有がスムーズになります。情報を一元管理することで、顧客対応のスピードが上がり、業務の属人化も防ぎやすくなります。顧客の情報や対応履歴を一元管理すると、正確な情報にすぐアクセスできる点も特徴です。
さらに、業務システムを内製化できる環境を整えたことで、ビジネスの変化への柔軟な対応と生産性の向上にもつながっています。
業務効率化のメリット
ここからは、業務効率化で得られる主なメリットを解説します。
コスト削減
無駄な作業や重複作業をなくすことで、社内リソースの有効活用が可能になります。例えば、データ入力を自動化することで、人件費や作業時間を削減できます。
また、生産性が高まれば、短時間で成果を出せるようになり、結果として経費削減にもつながります。このように業務効率化は、企業が持続的に成長していくための重要な戦略だと言えるでしょう。
売上・利益の増加
業務効率化は、従業員が付加価値の高い業務に集中できる環境を整えます。例えば、営業支援ツールの導入により、手作業の入力や部署間の調整にかかる時間を削減し、営業活動に専念できるようになります。
さらに、生産ラインの改善や素早い顧客対応によって顧客満足度が高まり、結果的に売上の増加にもつながります。コスト削減とあわせて利益率も改善され、企業としての収益力を強化する効果があります。
多様な働き方への対応
リモートワークやフレックスタイム制といった柔軟な働き方を支えるには、業務の効率化が重要です。例えば、クラウドサービスを活用すれば、時間や場所にとらわれずに働ける環境を整えることができます。
こうした取り組みによって、ワークライフバランスが改善し、従業員がより快適に働けるようになります。さらに、海外とビジネスを行う企業にとっては、Web会議や電子決裁の導入が欠かせません。
従業員のモチベーション向上と人手不足への対応
定型業務の自動化や効率化により、従業員がクリエイティブな業務やスキル向上に時間を使えるようになります。これによりモチベーションが向上し、従業員満足度の向上や離職率の低下が期待できます。
さらに、効率的な人材配置が可能になることで、新しいプロジェクトにも柔軟に対応できます。
業務効率化の手順
業務効率化を成功させるには、課題の把握から実施する体制づくり、従業員への共有までを段階ごとに行うことが重要です。以下では、これらの業務効率化の手順について解説します。
1.課題の把握とゴールの設定
最初に、自社の業務内容や作業工数、担当者を明確にし、現状の課題を把握します。これにより、どのプロセスを改善すべきかが見えてきます。次に、業務効率化のゴールを設定します。目標を具体的に定めることで、ツールの選定や導入の方向性が明確になり、失敗を防ぐことができます。
そのうえで、現場の従業員と一緒にタスクを洗い出し、優先順位を整理することで、効率化の方向性が見えてきます。社内全体に導入の目的を共有すれば、目標から逆算して業務効率化プロジェクトを組み立てることができ、進行もスムーズに進むでしょう。
2.実施する体制づくり
業務効率化のシステムを自社に導入する前には、トライアル期間を設けて、実際の業務への影響や社内の反応を確認することが大切です。小規模な導入からスタートし、現場の声をヒアリングすることで、具体的な改善点が見えてきます。
また、業務フローや社内文化に適した運用体制を整えることで、混乱や抵抗を最小限に抑えることができます。システムの導入は一度に行うのではなく、段階的に進めることで、スムーズな移行を実現できます。
さらに、管理部門と現場の従業員が連携して取り組むことで、効率化の効果を最大限に引き出し、定着率を高めることができます。
3.従業員に共有
業務効率化の体制が構築されたら、次に従業員に共有します。新しいシステムのマニュアルは、メールや社内のポータルサイトなどを通じて全社員に周知します。また、共有ファイルの保存場所を明記し、誰でもアクセスしやすい環境を整えることも大切です。
マニュアルを更新する際には、変更点やその背景もあわせて伝えることで、社員の理解と活用が進みます。常に最新の内容で使ってもらうには、継続的に情報を発信し続けることが必要です。このような取り組みを続けることで、業務効率化の定着を確実に進めることができます。
まとめ
今回の記事では、業務効率化の成功事例やアイデア、メリット、導入手順などについて解説しました。
業務効率化の成功事例には、テレワークとWeb会議の導入や環境整備と多様な働き方の推進、RPAとExcel自動化、ノーコードツールの活用、ワークフローのデジタル化などが挙げられます。
業務効率化を成功させるには、システムを導入するだけでなく、社内の課題把握からゴール設定、体制づくり、従業員への共有という手順を踏むことが重要です。