ファイルサーバーとは？NASとの違いやメリット・デメリットを解説

企業のDX化やリモートワークが定着した現代では、データ管理の重要性がますます高まっています。近年、多くの企業でデータ共有や管理のツールとして活用されているのがファイルサーバーです。ビジネスパーソンにとってファイルサーバーの知識は、欠かせないものになりつつあります。

しかし、ファイルサーバーの意味や機能について、深くまで理解できていない方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、ファイルサーバーの上手く活用したい方に向け、ファイルサーバーの意味や利用するメリット・デメリット、ファイルサーバーの種類、選び方のポイントなどについて解説します。

ファイルサーバーとは？ファイルを集約し共有するための機器

ここからはファイルサーバーの役割を解説します。そのほか、よく似た機器であるNASとの違いについても紹介します。

ファイルを集約し共有できる場所

ファイルサーバーは、書類や写真、音声などのファイルを集約し、複数の利用者がアクセスできるサーバーです。ファイルの一元管理により、職場や自宅・外出先などさまざまな端末から、保存されたファイルにアクセスできます。

また、データの共有機能に加え、バックアップ機能やアクセス管理機能、高速なデータ通信などの機能も備えています。

NASとの違い【ストレージにファイル共有を加えたもの】

ファイルサーバーと似ている機能を持つ機器として、NAS（Network Attached Storage）が挙げられます。NASは、ストレージにファイル共有を加えた機器です。

NASはファイル共有することしかできませんが専門的な知識がなくても利用できるため、一般家庭から、小中規模の企業向けといえるでしょう。

これに対し、ファイルサーバーは扱うのに専門的な知識が必要となりますが、ファイル共有以外の機能も高度なセキュリティを設定することも可能です。

ファイルサーバーを利用するメリット

ファイルを集約し共有できるファイルサーバーのメリットは、主に以下の通りです。

ここからは、ファイルサーバーのメリットをそれぞれ詳しく解説します。

ファイル共有が容易になる

ファイルサーバーを導入すると、ファイル共有が容易になります。従来は、大量のファイルを各ユーザーのパソコンや外部記憶装置で保管していました。

ファイルサーバーを利用することで、複数のユーザーのファイルを一括管理し、さまざまな機器からアクセスして取得することが可能です。これにより、最新の文書をやりとりする手間が減り、業務効率の向上や円滑化が図れます。

ファイルごとにアクセス権を設定できて安全

ファイルサーバーは、保管したファイルごとにアクセス権の設定が可能です。例えば、全社員が全てのデータを見られる状態は、企業の業務遂行上適切ではありません。

そのため、ファイルサーバーへのアクセスは、許可されたユーザーのみに限定することが重要です。機密性の高い文書などのアクセス権を設定することで、セキュリティ面でも安全な情報管理が可能になります。

バックアップ先としても利用できる

バックアップ先としても利用できる点も、ファイルサーバーのメリットです。ファイルやデータをファイルサーバーに保存するため、担当者のパソコンの故障や誤操作によるデータ消去などのアクシデントがあっても安心です。

ファイルサーバーにバックアップがあれば、資料が損なわれた際も修復できます。また、社員や関係者のみがアクセスできるため、安全性の高いバックアップ先としてもおすすめです。

ファイルサーバーのデメリットはコストがかかること

ファイルサーバーのデメリットは、コストがかかることです。具体的には、システム構築の初期投資や運用コスト、IT知識がある人材のコストなどが求められます。

さらにオンプレミス型では、設置費用や維持管理費が必要です。一方、クラウド型は初期投資を抑えられますが、容量に応じた月額料金が発生します。

また、ファイルサーバーの設定項目の多さから、導入に時間がかかります。特にユーザー数が増えるほど、グループ分けやアクセス権の調整に手間がかかります。

加えて、オンプレミス型では、機器の故障によるデータ消失に備え、予備のバックアップ先を用意する必要があります。この準備にかかる労力やコストもデメリットといえます。

ファイルサーバーの種類

ファイルサーバーには、大きく分けて「オンプレミス型」「クラウド型」の2つがあります。ここからは、それぞれのファイルサーバーの特徴ついて解説します。

オンプレミス型：カスタマイズしやすい

オンプレミス型のファイルサーバーは、企業内でハードウェアを設置し、独自に管理する方式です。この種類の製品は、ニーズに合わせたカスタマイズしやすい点がメリットといえます。

しかし、専用スペースが必要になる点やクラウド型と比べると導入時の費用が高くなる点はデメリットです。

クラウド型：リモートワークの対応が容易

クラウド型のファイルサーバーは、Web上のレンタルサーバーを活用する方式です。オンプレミス型と比べ、導入時の出費を抑えられます。

また、場所を問わずアクセスできるため、テレワークに適しています。一方で、製品のカスタマイズには制限があり、ネット環境に左右されやすい点はデメリットといえるでしょう。

レンタルサーバーについては、「▶サーバーとクラウドの違いは？サーバーの種類やメリットを解説」で解説しているので、詳しく知りたい方はぜひご覧ください。

ファイルサーバーの選び方のポイント

ファイルサーバーは、データの共有を容易にする便利なツールです。企業に適した製品を選べば、仕事の生産性アップが見込めます。ファイルサーバーの選び方のポイントを以下にまとめました。

自社に最適なファイルサーバーを選ぶには、導入の目的を明らかにすることです。まずは、現在の問題点と望ましい解決策を洗い出しましょう。次に、想定される使用状況やユーザーを具体化します。ここでは、利用者数や属性、グループ数の把握も欠かせません。

そして、取り扱う情報の機密度も確認しましょう。セキュリティ対策の水準に影響するからです。また、テレワークでの利用か、社内限定かでも必要な安全策が異なります。

これらの条件を考慮し、オンプレミス型かクラウド型かを決定します。選択時には、想定される費用対効果の試算も必ず行いましょう。これらの工程を行うことで、自社に最適なファイルサーバーの導入が可能になります。

まとめ

今回の記事では、ファイルサーバーの意味や利用するメリット・デメリット、ファイルサーバーの種類、選び方のポイントなどについて解説しました。ファイルサーバーは、データの一元管理と共有を実現する便利なツールです。

オンプレミス型とクラウド型の2種類があり、それぞれに特徴があります。オンプレミス型はカスタマイズ性が高く、クラウド型はリモートワークに適しています。

ファイルサーバーの導入時には、自社のニーズに合わせて選択し、業務効率の向上につなげることが大切です。自社に最適なファイルサーバーを選ぶことで、業務効率の向上や円滑化など、さまざまメリットを得られるでしょう。

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