システムとは何か。業務を効率化するシステムの概要や種類を解説
記事の監修
代表取締役村越 聖人
2006年からエンジニアよりデジタル業界でのキャリアをスタート。
大小様々なWebシステム開発およびシステム運用保守を経験。
フルスタックエンジニアとして上流から下流工程まで一連の業務を担当するとともに、サーバー設計、構築、運用設計などのサーバー管理者業務も兼任。
近年は、顧客折衝を含む提案型営業からDMP絡みのデータ分析業務をはじめ、プロジェクトの全体統括・SEなど業務要件に合わせたポジショニングで顧客ニーズの最大化を図るサービス提案を実施。
新規事業で立ち上げた自社サービスにて、発明者として特許取得。
2019年5月 株式会社glorious future 設立。
2006年からエンジニアよりデジタル業界でのキャリアをスタート。
大小様々なWebシステム開発およびシステム運用保守を経験。
フルスタックエンジニアとして上流から下流工程まで一連の業務を担当するとともに、サーバー設計、構築、運用設計などのサーバー管理者業務も兼任。
近年は、顧客折衝を含む提案型営業からDMP絡みのデータ分析業務をはじめ、プロジェクトの全体統括・SEなど業務要件に合わせたポジショニングで顧客ニーズの最大化を図るサービス提案を実施。
新規事業で立ち上げた自社サービスにて、発明者として特許取得。
2019年5月 株式会社glorious future 設立。
近年、業務において「システム」という言葉を聞く機会が増えたのではないでしょうか。この記事では、システムという言葉の意味や概要、システムと業務の関係性、導入方法等について解説します。
システムを正しく活用できれば、業務の効率化が期待できるでしょう。
システムとは何か
システムとは、どのような意味を持つ言葉なのでしょうか。まずは、システムの概要について解説します。
直訳すると制度や組織、系統のこと
システム(System)を直訳すると、制度や組織、系統といったものになります。具体的には「人事評価システム(制度)」「昇給システム(制度)」「新規採用システム(手法)」のような形です。
ビジネスシーンで使われる場合は「個々の要素が相互に影響しながら全体としての仕組みを構築し機能するもの」といったものになります。先に挙げた制度や組織、系統も該当するのではないでしょうか。
ITにおけるシステム
ITにおいて「システム」という言葉が使われる場合は、ハードウェアやソフトウェアを用いてある目的を達成するための仕組みを指します。例えば、勤怠管理システムの場合は「勤怠を効率的に管理するための仕組み」といった具合です。
基本的にはソフトウェアパッケージを指すことが多いですが、場合によってはハードウェアが含まれる場合もあります。両者の違いとしては利便性や価格、できること等が挙げられます。
どちらが良いのかはケースによって異なるため、一概には言えません。ただ、近年はコンピューターや端末の処理能力向上に伴い、ハードを伴わないソフトウェアのみのシステムが主流となっています。
プログラムとの違い
システムとよく似た言葉に「プログラム」があります。場合によっては混同されがちですが、両者はどのような点が異なるのでしょうか。
さまざまな見方がありますが、一つには「プログラムはあくまでシステムの一部」と言えるでしょう。処理系統を管理し、入力に対して適切な出力を返すのがプログラムの役割ですが、それはシステムの一つの機能に過ぎません。
プログラムの他に「操作感を向上させるためのUI」や「データを格納するためのデータベース」等もシステムの一部です。システムの主要な部分をプログラムが補っているのは事実ですが、システムがプログラムのみで成り立っているわけではありません。
「システム」を直訳すると「制度」や「組織」、「系統」といった意味になる
- 業務におけるシステムは「問題解決のための仕組み」
- ソフトウェアパッケージが主流だが、ハードウェアが使われることもある
- プログラム=システムではない
システムの種類
では次に、システムの種類について解説します。業務に活用されるものとしては、下記が主なものとなるでしょう。
業務管理システム
まず挙げられるのは、業務管理のためのシステムです。業務管理システムを導入すれば該当する業務をサポートしてくれるため、効率化に繋がるでしょう。
後に紹介する基幹システムとは異なり、業務管理システムは絶対に必要というわけではありません。万一システムが止まっても業務遂行は可能であり、その範囲内のものを「業務システム」と呼称するのが一般的です。
具体的には、簡易的なコミュニケーションツールや給与計算のためのシステム等が挙げられます。これらの稼働が止まると不便にはなりますが、直接相対してコミュニケーションしたり手計算で補うことが可能です。
基幹システム
基幹システムは、その名の通り企業の基幹的な業務を遂行するためのシステムです。具体的には生産管理や販売管理、在庫管理等が挙げられるでしょう。
これらのシステムがストップしてしまうと、基本的に業務を遂行することができなくなります。その範囲のものを「基幹システム」と呼称するのが一般的です。
基幹システムの安定稼働は、事業を営む上でマストとなります。他のシステムを軽く見積もっていいわけではありませんが、基幹システムの選定や導入には、より慎重を期す必要があります。
信頼できる開発業者に依頼したり、テストや検証を厳密に行う、といった感じです。
情報系システム
情報系システムは、主に情報を集約し管理するためのシステムです。具体的には社内SNSやグループウェア、ナレッジ管理システム等が挙げられるでしょう。
こちらも業務管理システムと同様、万一ストップしても業務に多大な支障が出ることはありません。不便にはなりますが、代わりの方法で遂行可能です。
では、情報系システムを導入するメリットとしてはどのようなものが挙げられるのでしょうか。それは、社内コミュニケーションを円滑化・効率化できることです。
社内SNSを使えば色んな部署の人と交流を持てますし、ナレッジシステムを使えば業務に必要な情報を瞬時に得ることができます。
システムにはいくつかの種類がある
- 業務管理システムは業務を効率化する
- 基幹システムは基幹業務を担当する
- 情報系システムは社内コミュニケーションを円滑・効率化する
システムを導入するメリット
では続いて、システムを導入することによるメリットをご紹介します。システムを正しく導入すれば、下記のような利点が得られるでしょう。
業務効率化に役立つ
まず挙げられるのは、業務効率化です。システムの導入目的は「何らかの課題を解決する」に集約されるため、正しく活用すれば業務効率化という目的を達成できるでしょう。
主な業務効率化としては、自動処理等による時短が挙げられます。ルーチンワークを自動化することで担当者の手が空き、その分別の業務にリソースを割り当てられるわけです。
システムで代用可能なものはシステムに、人の手はそれが必要な箇所に集約させるのが望ましいでしょう。システムで行えるものに人の手に費やすと、逆に業務効率が下がってしまう恐れがあります。
属人性を下げられる
続いて挙げられるのは、属人性の低下です。属人性というのは「業務遂行に特定の個人を必要とする度合い」であり、属人性が高ければ高いほど特定の担当者がいないと仕事が回らない状態になります。
それが必ずしも悪いわけではありませんが「業務遂行の安定度が低い」等のデメリットもあるでしょう。システムを導入し業務の属人性を下げることで、おおよそ誰が携わっても一定水準の成果を出せるようになるわけです。
もちろん、システムの導入だけではなく、正しい活用や適切なワークフローの構築が重要です。
ビッグデータ等の客観的根拠が得られる
システムを導入することで、個人の勘や経験だけでなくビッグデータ等の客観的な根拠を得ることができます。担当者の「この時期はこの商品が売れる気がする」ではなく、システムに集約された販売データを分析した結果「この時期はこの商品が売れる傾向がある」を導けるわけです。
それが100%正しいとは限りませんが、根拠のある仮説は修正が容易というメリットがあります。ビッグデータを業務に活用する場合、まずは正しいデータ収集を心がけるのがポイントです。
判断の大元となるデータが誤っている場合、当然結果も誤ったものになるからです。「どのように正しいデータを効率的に収集するか」をしっかり考えるのが良いでしょう。
システムを導入することでさまざまなメリットがある
- 業務効率化に繋がる
- 業務の属人性を下げられる
- データ等の役立つ根拠が得られる
システムはどのように導入する?
システムの利点は分かりましたが、具体的にどのように導入すればいいのでしょうか。続いて、システムの導入方法について解説します。
パッケージを購入する
まず考えられるのは、パッケージの導入です。システムの多くはソフトウェアによって構成されており、パッケージとして販売されているものも多いでしょう。
システムの種類にもよりますが、中には買い切りで使えるものもあります。買い切りであれば一度購入したら永続的に使えるため、コストパフォーマンスに優れています。
ただ、セキュリティや安定性の面から言うと、定期的にアップデートした方がいいかもしれません。不具合の修正等は無料パッチで行ってくれるものの、新環境への適応はアップデートしないと行われないケースが多いからです。
サブスクリプションを導入する
続いて挙げられるのは、サブスクリプションの導入です。一度限りの買い切りとは異なり、定期的にランニングコストを支払い利用する形態です。
長く使えばその分コストはかかりますが、常に最新版を使えるメリットがあります。また、ソフトウェアやデータ保管を全てベンダー側のクラウド環境で行ってくれるものも多く、利便性やセキュリティの面でも優れていると言えるでしょう。
クラウドを利用したシステムの多くは、サブスクリプションが主流になっています。利用した期間のみ支払いが発生するため、色んなものを気軽に試せるのも利点です。
独自に開発する
買い切りパッケージおよびサブスクリプションは、いずれもベンダー主導で開発されたシステムになります。そのため、場合によっては自社が求めているニーズを満たしてくれないかもしれません。
そうなると、システムの自主開発が視野に入ります。ゼロから自社ニーズに合わせてシステムを構築するため、業務との親和性が高まるのがメリットです。
システムの開発には多大な費用やリソースがかかりますが、長期的に使うのであれば最初に大きな投資を行うのも手かもしれません。その分ランニングコストを抑えられたり業務効率化の幅が広がる等、総合的に見てコストパフォーマンスに優れる可能性があるからです。
システムを開発する場合、自社開発するか開発を委託するかを決める必要があります。自前で開発リソースを準備できるなら自社開発が可能ですが、そうでない場合は開発業者に委託する形になるでしょう。
システムを導入する主な方法
- パッケージを購入する
- サブスクリプションを契約する
- 独自に開発する
システム導入における注意点
では次に、システム導入における注意点を解説します。システムを適切に導入・活用するためにも、下記のような点に注意しましょう。
自社が何を欲しているかを明確にしよう
まず挙げられるのは、自社ニーズを明確にすることです。システムの導入には何かしらの目的があるかと思いますが、その点を細分化して明確化するのが大事です。
「勤怠管理を効率化したいから」だけではなく「従業員の勤怠状況を一目で確認し特定条件でフィルタリングしたい」等を付け加えます。システムに求める役割が明確であればあるほど、システムを選定・導入しやすくなります。
システムを開発する場合においても、進捗を効率化できるでしょう。
ITの基礎を学ぼう
ITの基礎を学ぶことで、システムの効率的な導入や活用に繋がります。ITは分野が多岐に渡りそれぞれ高度に専門化しているため、全てを網羅するのは不可能です。
そこまでする必要はありませんが、基礎的な語句や仕組みを知るだけでもシステムの導入や活用に役立ちます。パッケージやサブスクリプションを導入する際にも製品ごとの違いが分かりやすくなりますし、開発を委託する場合にもコミュニケーションが円滑化します。
情報の伝達が正しく行われることで、ニーズが明確に伝わりやすくなるでしょう。
システムは導入してからがスタート
もう一つお伝えしたいのは、システムは導入してからが本番という点です。自社ニーズを明確にし、どのようなシステムを導入すべきかを検討し、実際に納品まで至るのは非常に大変な作業です。
しかし、それらはあくまで準備段階であり、導入したシステムがワークフローに組み込まれてからが本当のスタートではないでしょうか。思った通りの成果が発揮されない可能性もありますし、事前に予測してなかったトラブルが生じることもあるかもしれません。
それらに逐次対応し、最初に決めたシステムの役割を存分に発揮させるための活用方法を模索し続ける必要があります。
システム導入における注意点
- まずは自社ニーズを明確にしよう
- ITの基礎を学ぶことでさまざまなメリットがある
- システムは導入してからが本当のスタート
まとめ
システムを適切に導入・活用すれば、業務遂行に大きなメリットが得られます。システムについてしっかりと学び、業務効率の向上を目指しましょう。